30. 09. 2021 - Produzido pela Equipe da Code7

Como as instituições de ensino devem se preparar para disponibilizar um atendimento digital em 2022

Como as instituições de ensino devem se preparar para disponibilizar um atendimento digital em 2022

Entenda como o atendimento digital pode ajudar as instituições de ensino a terem mais agilidade e eficácia em diversos processos, além de fidelizarem e gerarem a satisfação de pais e alunos

A pandemia de Covid-19 trouxe desafios para diversos setores do mercado (saúde, economia, educação etc.) que ainda serão lembrados por muito tempo.  Diante de um cenário como esse, muitas empresas, que antes se apoiavam somente no atendimento presencial, sentiram a necessidade de considerar os meios digitais, tanto para garantir a sustentação do negócio, quanto para manter o relacionamento com seus consumidores. 

Para que esses benefícios fossem aproveitados da melhor maneira, a transição precisou ser feita de uma forma correta e efetiva. Caso contrário, mesmo com o investimento em tecnologia, não seria possível garantir o aprimoramento do atendimento e a satisfação dos consumidores. 

Seguindo esse raciocínio, é importante lembrar como as instituições de ensino precisaram se adaptar para suportar toda a mudança que começou em 2020. Por conta disso, neste blog post, vamos falar da vantagem do atendimento digital em instituições de ensino e como ele pode ser benéfico para atrair, engajar e encantar todos os seus públicos. Confira! 

O novo “normal” nas instituições de ensino

Da noite para o dia, as escolas tiveram que se habituar a um novo sistema de ensino para conseguir suprir a necessidade dos estudantes e, assim, dar continuidade ao ano letivo.  

Nessa época de mudanças, a maioria dessas instituições de ensino não estava preparada, já que elas ainda não possuíam ferramentas adequadas para esse sistema e, dessa forma, acabaram tendo que improvisar em diversos quesitos. Assim, o atendimento digital seria fundamental para aprimorar a comunicação entre as instituições de ensino, pais e alunos. 

Atualmente, com o avanço da vacinação no Brasil, o retorno das aulas tem sido cercado de protocolos de segurança e higiene, além dos cuidados com o distanciamento social para minimizar o risco de transmissão do coronavírus. O processo foi gradativo, já que algumas instituições começaram apenas com o ensino remoto. Outras começaram de forma híbrida de aulas, com parte virtual e parte presencial. 

Sendo assim, as escolas precisam estar preparadas para entrar em contato da melhor forma com os pais e, também, os alunos, para o ano letivo de 2022.  

As instituições de ensino estão preparadas para atender digitalmente? 

Nos últimos anos, o atendimento digital ganhou ainda mais espaço nas instituições de ensino, muito por conta da praticidade e agilidade para realizar a comunicação com o público e para a prestação de diversos serviços. 

Afinal, com o uso da internet, diversos canais de comunicação chegaram para aumentar as alternativas e, consequentemente, não limitando as pessoas a utilizarem apenas o telefone. Por exemplo, é o caso do uso de mídias sociais, aplicativos de mensagens, e-mail, SMS etc. 

Por conta disso, os hábitos de relacionamento evoluíram, fazendo com que diversos nichos sentissem a necessidade de se adaptar para garantir uma experiência positiva. No caso das instituições de ensino, além de todos os cuidados para manter o padrão de ensino, a atenção das escolas também se virou para o atendimento prestado aos pais dos alunos. Agora, a preocupação é como aprimorar o modelo de comunicação para conseguir suprir essa demanda de rematrículas em 2022. 

Vantagens dos serviços digitais em instituições de ensino  

O uso da internet e dos aplicativos fez com que as pessoas se tornassem cada vez mais diretas, ou seja, quanto mais rápido o serviço for prestado, melhor.  

Como resultado, ter um atendimento rápido é fundamental para conquistar mais clientes, e isso não é diferente nas instituições de ensino. Afinal, quando um aluno ou responsável liga por alguma questão, é importante que seja realizado de maneira ágil e fácil.  

Portanto, ter canais digitais como WhatsApp e Facebook Messenger permite que seus clientes escolham livremente onde entrar em contato. Além disso, ao contrário do telefone, os serviços digitais nunca ficam ocupados. 

Confira quais são as principais vantagens em adotar serviços digitais para sua organização: 

  1. Presença em diversos canais  
  2. Disponibilidade 24×7 
  3. Envio de documentos via app 
  4. Disparo de campanhas 

1. Presença em diversos canais   

Muitos consumidores gostam de utilizar canais diferentes para se comunicar com uma empresa. E aqui entra a questão de oferecer liberdade e comodidade ao seu público da sua escola. 

As instituições de ensino que disponibilizam apenas um e-mail e telefone para contato estão ficando para trás, já que é primordial estar onde seu público está, com atendimento digital de excelência em todos as frentes.

2. Disponibilidade 24×7

Com a ajuda de tecnologias como os chatbots, a instituição de ensino se torna disponível aos pais ou alunos além do período de aulas. Isso porque, como citamos anteriormente, as pessoas estão cada vez mais imediatistas.  

Com isso, o cliente é quem escolhe quando pode falar com a sua instituição para resolver alguma pendência – o que faz total diferença na hora de se destacar dentro do mercado.

3. Envio de documentos via app

Para facilitar em processos de matrícula, atestados, entre outros, o envio de documentos por meio de aplicativos, gera muito mais praticidade em questões burocráticas, além de ser um excelente recurso para ajudar a secretaria de uma escola. 

Nesse caso, o WhatsApp, que é o aplicativo mais utilizado pelos brasileiros, pode ser uma ferramenta importante para isso. Afinal, por meio dele, é possível enviar documentos de forma mais rápida.  

4. Disparo de campanhas 

Um pon00to interessante quando falamos no atendimento digital é a oportunidade de envio de campanhas. Isso pode ser feito para toda sua base de alunos, pais, professores, funcionários e qualquer público de interesse. 

Assim, de uma só vez, é possível que você trace estratégias para cada grupo de pessoas com uma finalidade definida. Por exemplo, envio de promoções na matrícula para pais, informativos sobre mudança para funcionários, alertas sobre liberação de notas etc. 

E o mais legal é que tudo isso, também, pode ser feito via WhatsApp. 

Como digitalizar o atendimento das instituições de ensino? 

Atualmente, o WhatsApp é um dos canais mais usados no Brasil e pode ser uma ferramenta importante para os pais e alunos se comunicarem com as escolas. Para profissionalizar esse atendimento, as instituições podem investir em uma plataforma omnichannel. 

É um sistema bem simples que integra todos os canais e ferramentas em um só lugar, incluindo voz e WhatsApp, deixando todo o histórico do contato entre a escola e os pais registrado. Isso simplifica e conecta todos os pontos de engajamento possíveis, para criar uma conversa única e coesa, gerando satisfação para os pais. 

Além da praticidade e organização, a instituição terá uma redução significativa nos gastos com o atendimento, além de ganhar mais agilidade, eficiência e melhores índices de desempenho. Nesse caso, os funcionários terão uma performance muito melhor, já que poderão usar respostas prontas para diversas perguntas. 

Mesmo com o volume alto de mensagens por WhatsApp, o telefone também continua sendo uma das alternativas mais usadas nesse período. Aqui, o problema de lentidão e espera se repete por conta do congestionamento da linha. É muito difícil para quem prefere buscar informações por esse meio e acaba se deparando sempre com o toque de ocupado. 

O momento atual é ideal para as escolas aperfeiçoarem e modernizarem o atendimento telefônico e melhorar a satisfação dos pais. A solução mais versátil, eficiente e com os recursos inteligentes necessários para esse cenário é a implantação de um PABX Virtual. Esse sistema é tão prático, que dispensa a necessidade de uma central telefônica física dentro da escola. Tudo que ele precisa para funcionar é somente uma conexão de internet e um browser para acessá-lo. 

Considerações finais 

O atendimento é uma das portas de entrada de qualquer instituição de ensino e o resultado dessa experiência pode ser decisivo quando pais e alunos optarem na hora da matrícula. 

Por isso, além de implementar o atendimento digital, é preciso que o relacionamento seja feito com excelência, por meio de todos os canais.  

E isso só pode ser alcançado com agilidade por meio de tecnologias que contribuam para esse processo. É o caso das plataformas digitais de relacionamento. A Code7 oferece os melhores softwares de relacionamento com o cliente do mercado. Além de organizar, em um único painel, todos os canais de entrada. 

Dessa forma, seus atendentes terão todos as conversas organizadas – independentemente da porta de entrada do usuário. Além do que, você acompanhará as métricas de atendimento, planejar disparos de campanhas automáticas, bem como desfrutar de todas as vantagens que comentamos acima. 

Então, não perca mais tempo e deixe a sua instituição de ensino pronta para atender pais e alunos nessa época tão corrida de matrículas. Fale com um dos nossos especialistas agora mesmo e saiba mais!