O que é PABX Virtual e como ele funciona?

Quer melhorar seu atendimento telefônico, ganhar mais clientes satisfeitos e ainda reduzir custos? Conheça o que é PABX Virtual, como ele funciona e seus recursos inteligentes. 

Em plena era digital, muitos negócios ainda utilizam o PABX tradicional e analógico para gerenciar a sua comunicação telefônica. Porém, a cada dia, mais empresas percebem os limites dessa tecnologia para atender suas necessidades, assim como as expectativas dos consumidores mais conectados e impacientes. Por isso, muitas investem em um sistema de PABX Virtual para ganhar mais conveniência, mobilidade e flexibilidade, além de reduzirem os custos de telefonia em suas operações.

Mas vale mesmo a pena trocar um sistema tradicional bem estabelecido e que está funcionando pelo investimento em um novo PABX virtual? A resposta na imensa maioria das vezes é sim. O importante é você pesquisar entre as opções de mercado, aquela que é ideal para o tipo e o tamanho da sua empresa. Para isso, vamos conhecer mais sobre o que é PABX Virtual, como ele funciona e quais os seus recursos e funcionalidades, o que vai facilitar bastante essa escolha.  

O que é o PABX Virtual e como funciona?

O PABX Virtual nada mais é do que a evolução do PABX tradicional analógico, que incorpora as funcionalidades e vantagens de um sistema na nuvem. Para começar, o PABX Virtual dispensa a necessidade de uma central telefônica física dentro da empresa. Tudo que ele precisa para funcionar é somente uma conexão de internet e um browser para acessá-lo. 

As diferenças entre PABX Virtual e PABX Tradicional

Para entender o que é o PABX Virtual e suas diferenças ao PABX Tradicional, confira a tabela: 

	PABX TRADICIONAL	PABX VIRTUAL
CUSTO	Exige investimento em uma central telefônica e aparelhos.	Dispensa grandes investimentos em infraestrutura. Você contrata somente o que precisa e paga somente o que usa.
INSTALAÇÃO	Feita por técnicos especialistas que montam, configuram e distribuem ramais no espaço destinado à instalação dos equipamentos no local da empresa.	Uma equipe faz todo o suporte remotamente e auxilia na configuração com agilidade e menor custo.
MANUTENÇÃO	Técnicos têm que ir até o local e muitas vezes precisam fazer troca de peças ou equipamentos, o que encarece e dificulta a manutenção.	A manutenção e atualização de softwares são feitas de forma remota, com mais agilidade e baixo custo.
FLEXIBILIDADE	Possui uma quantidade limitada de ramais que para ser ampliada exige mais tempo e investimento.	Totalmente escalável de acordo com a necessidade da empresa, sem burocracia e de maneira rápida.

 

Os principais recursos do PABX Virtual

O PABX Virtual possui todas as funcionalidades de um PABX tradicional, mais uma série de novas ferramentas inteligentes de integração, automação e personalização. Esses recursos permitem não só reduzir os seus custos com telefonia, como também melhoram a experiência do cliente e aumentam a produtividade das equipes.  

1) Gravação de Chamadas

O PABX na nuvem permite gravar e armazenar todas as chamadas, que podem ser facilmente localizadas através de filtros como data, ramal ou telefone, por exemplo. Com isso, os gestores conseguem analisar toda a operação, obter insights e oferecer retorno para a equipe melhorar cada vez mais o nível de satisfação dos clientes.

2) Obtenha novos números e gerencie seus ramais

Com o PABX Virtual, é possível cadastrar de forma ilimitada seus ramais administrativos e obter novos números. Há a opção de definir o país de origem do número, DDD da região e nome de cadastro. Caso você já tenha um número de telefone e ramal na sua empresa, basta realizar o pedido de portabilidade. A ferramenta disponibiliza um painel simples e unificado para gerenciar todos os números e agentes relacionados em uma única tela. 

3) URA (Atendimento Automático) 

Na maioria das vezes o atendimento automático por meio das URAs é o primeiro contato de um cliente ou prospect com sua empresa. O PABX Virtual permite aprimorar e configurar essa porta de entrada. A  URA oferece os serviços e opções mais relevantes e encaminha as chamadas, sem atritos ou pausas, para o atendente ou setor correto, poupando tempo e trabalho e tornando o processo mais amigável. 

Isso inclui também a possibilidade de transferir as ligações para um dos canais digitais prediletos do cliente, ou então para uma ferramenta de autoatendimento, como um chatbot, por exemplo. Com isso o cliente pode resolver diversas demandas mais simples sem intervenção humana, com mais comodidade, rapidez e satisfação. 

4) Monitoramento em Tempo Real

O software de PABX Virtual apresenta uma interface simples e intuitiva que concentra e exibe todas as informações da operação em tempo real. Assim é possível visualizar imediatamente o status de cada ramal, de cada atendente, das ligações, inserir e excluir usuários e fazer uma gestão mais eficiente da equipe e acompanhar em tempo real todas as chamadas.

5) Relatórios Detalhados 

Avaliar o desempenho da operação é muito mais fácil com esses sistema. Ele fornece relatórios completos com dados como: 

• Ligações recebidas por ramal; 
• Ligações realizadas; 
• Chamadas atendidas e não atendidas; 
• Service Level Agreement (SLA);
• Quais os atendentes mais produtivos, tempo ocioso, entre outras informações.

Esses relatórios podem ser customizados de acordo com a suas estratégias, para acompanhar as KPIs ou métricas mais relevantes da sua operação como Tempo Médio de Atendimento (TMA) ou Tempo Médio de Espera (TME), por exemplo. 

6) Integração com CRM

Turbinar as vendas e prestar um serviço de alta qualidade é bem mais simples por conta da integração do PABX na nuvem com seu sistema de CRM. Afinal, com a integração todo o histórico das ligações fica registrado no CRM, e assim o cliente pode migrar do canal de voz para um canal digital, sem precisar repetir informações, por exemplo. Além disso, a integração oferece mais flexibilidade para as empresas, que podem manter seu atual sistema e contratar um PABX Virtual que ofereça somente os recursos que o CRM não possui, com mais qualidade de telefonia.

Conclusão 

Em resumo, o PABX Virtual atualiza os sistemas de chamadas telefônicas para a era digital, com vantagens tanto para empresas quanto para consumidores. Além de reduzir significativamente os gastos com telefonia e aumentar a produtividade, essa solução apresenta uma série de inovações com foco na melhoria na experiência do cliente, o que resulta em maiores taxas de conversão, retenção e fidelização.

Agora que você conhece melhor o que é o PABX Virtual, seus recursos e seu potencial, talvez queira saber mais sobre as vantagens desse sistema de telefonia. Leia o post Conheça as vantagens do PABX na nuvem para seu negócio.