Matrícula escolar: como automatizar com um chatbot?

A tecnologia já é uma realidade na área da educação. Porém, muitas instituições de ensino, ainda, realizam atividades administrativas de forma manual. Um exemplo disso, é a matrícula escolar. O procedimento que poderia ser realizado rapidamente, acaba se tornando lento e burocrático, devido a alta demanda.

Mas, a verdade é que esse cenário pode mudar com a adoção de um chatbot. Isso mesmo! O robô é capaz de coletar as informações com precisão e muita agilidade.

Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Então, acompanhe nosso blog post e fique por dentro de tudo.

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Matrícula escolar: por que migrar do presencial para o on-line?

Antes de tudo, é importante ressaltar que a transformação digital tem impulsionado mudanças significativas em diversos setores. No âmbito educacional, não é diferente. Muitas instituições têm buscado alternativas para melhorar os serviços oferecidos.

Hoje, a matrícula escolar presencial vem perdendo espaço para a on-line por diversos motivos, entre eles:

• horário de atendimento restrito;
• longas filas de espera;
• secretarias congestionadas;
• falta de mão de obra adequada;
• comunicação falha; entre outros.

São diversos fatores que acabam tornando esse procedimento mais conturbado. Sendo assim, a automação surge como uma forma de simplificar esse tipo de atividade e tornar a gestão mais otimizada.

Listamos abaixo as principais vantagens de aderir a matrícula escolar on-line, utilizando um chatbot. Confira!

Vantagens de automatizar a matrícula com um chatbot

Ao automatizar o processo de matrícula com um chatbot, você tem diversos ganhos. Olha só!

Mais eficiência e agilidade

Ao inserir o bot para realizar todas as etapas da matrícula escolar, você torna o atendimento mais rápido. Afinal, o usuário não precisa ficar esperando chegar a sua vez de ser atendido para efetuar a inscrição. Ele mesmo passa a ter autonomia para concluir a ação.

Redução de erros

A automação, também,  permite a validação de informações em tempo real. Ou seja, os dados são coletados e registrados com mais exatidão. O que nem sempre ocorre quando esse processo é feito de forma manual. Isso, sem dúvida, faz a diferença. 

Acesso 24/7

Outra vantagem de aderir a matrícula on-line, é a possibilidade de ficar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para atender àquelas pessoas que não conseguem se deslocar até a instituição, em horário comercial. Flexibilidade é tudo!

Experiência de atendimento aprimorada

Não pense que chatbot é sinônimo de atendimento mecanizado. Hoje, com a ajuda da inteligência artificial (IA), você pode deixar as conversas mais naturais e interativas. Sem contar que pode criar um robô totalmente alinhado com a sua empresa, definindo, inclusive, o tom da linguagem utilizada. Bem legal, né?

Economia de recursos

A eliminação de papel e a redução da carga de trabalho manual acabam resultando na economia de recursos. Quanto menos papel, menos espaço de armazenamento físico e menor necessidade de ter pessoas dedicadas a tarefas administrativas repetitivas.

Ampliação dos canais de contato

Ao criar um bot, você pode oferecer mais opções de canais de contato para realizar a matrícula. Afinal, o robô pode ser acoplado no site, Instagram, WhatsApp  etc. Tornando, assim, o atendimento mais acessível. 

São várias as vantagens proporcionadas pela automação. Veja, agora, como escolher o chatbot ideal para estruturar a matrícula on-line.

Como escolher o melhor chatbot no mercado? Checklist!

Existem diversas ferramentas no mercado que permitem essa automatização da matrícula. No entanto, é preciso se atentar a alguns aspectos para garantir que a solução atenda às necessidades da sua instituição. 

Fizemos um checklist para ajudar você!✅

1- Interface amigável

Quanto mais simples e intuitivo for o programa de criação de bots, melhor. Dessa forma, você mesmo pode realizar pequenos ajustes no fluxo de atendimento, sempre que precisar.  Portanto, dê preferência para ferramentas low code.

2- Integração com sistemas existentes

Esse item é de suma importância. Veja se o chatbot escolhido permite a integração  com outros tipos de sistemas, de forma descomplicada. Assim, será possível ter um gerenciamento escolar mais completo e conectado.

3- Inteligência Artificial 

É fundamental, também, verificar se o seu bot possui modelos avançados de inteligência artificial (IA) para que as conversas geradas sejam  personalizadas e engajadas.

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4- Adaptável à dispositivos móveis

Outro ponto de atenção é com relação à mobilidade. O seu bot precisa ser compatível com dispositivos móveis. Em outras palavras, ele deve garantir uma boa experiência ao usuário, caso o contato ocorra por meio de tablets e smartphones.

Enfim, agora que você já conhece as vantagens de ter um processo de matrícula automatizado, com chatbot, não perca tempo. Comece, hoje mesmo, a transformação digital na sua instituição de ensino.

Aqui, na Code7, somos especialistas em criar chatbots e outras soluções de atendimento.

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Reinventar o atendimento na área da educação pode ser mais fácil do que você imagina. Basta adotar a tecnologia certa!